À l’heure actuelle, le cachet digital est en plein essor dans la vie de tous les jours, au sein des entreprises, etc. Son usage réel est plus diversifié au service du grand public ou encore dans les applications professionnelles. La signature électronique permet aux professionnels et aux particuliers de faire signer à leurs fournisseurs et partenaires d’affaires des dossiers en ligne à partir d’un pressoir depuis leur site internet. L’empreinte numérique constitue en effet une bonne alternative réputée pour ses nombreux atouts et usages, mais aussi pour son efficacité. Afin d’insérer cette solution sur un site web, les développeurs de signature digitale proposent divers services depuis leur plateforme respective. Mais comment peut-on mettre en place un process de signature électrique ?
Qu’est-ce qu’une signature numérique ?
Avant toute chose, il convient de donner une définition claire et précise à la signature électronique. Il s’agit d’un cachet scanné et placé au bas d’un dossier en ligne. Elle peut également prendre la forme d’un cachet manuscrit effectué au doigt sur un support numérique comme une tablette ou un smartphone. Une signature électronique fait référence à un procédé plus ou moins complexe permettant d’identifier l’individu chargé d’apporter son consentement au dossier.
La signature numérique permet également de figer un fichier. Autrement dit, le document signé ne pourra pas faire l’objet de modification quelconque une fois qu’il est signé. À la différence de la signature manuscrite, un cachet digital a un caractère invisible sur le document. Vous avez envie d’obtenir plus d’informations, n’hésitez pas à cliquer sur ce
lien.
Pourquoi peut-on se servir d’une signature électronique ?
Pour les usagers, particuliers et entreprise, l’utilisation d’une signature électronique présente un grand nombre d’avantages. C’est une solution écologique. En mettant en place un process de signature électronique, vous n’aurez plus à imprimer vos documents de plusieurs pages et apposer votre signature. La signature numérique représente également une option pratique. En effet, vous ne serez plus obligé de transférer les contrats via mail ou le poste.
Signer des documents en ligne a donc de nombreux avantages pour les entreprises et les professionnels.
De même, vos contrats ne seront plus conservés dans des classeurs avant d’être signés. La signature électronique créée via à partir de l’adoption de la
plateforme saas est une solution instantanée. Elle vous donne aussi la possibilité de faire ratifier un document à un client de façon rapide. Pour les entreprises, les contrats sont approuvés à distance par les fournisseurs ou les prestataires externes. L’opération se fait à tout moment et de façon autonome.
Quelles sont les étapes à suivre relatives à la mise en place d’une signature électronique ?
La société qui désire de mettre en place un process de signature électronique doit étudier ses utilisations tout en tenant compte du niveau de protection requis. En effet, l’entreprise sera amenée à considérer les risques financiers et juridiques encourus tout en tenant compte des éventuelles contraintes réglementaires. Ce n’est pas tout, il convient de définir les critères qui vous semblent les plus importants : la sécurité, l’expérience utilisateur, l’usage de la
plateforme saas pour rester cohérent avec les valeurs et l’image circulées par l’entreprise, etc.
Afin de simplifier la procédure liée à la mise en place de votre cachet numérique, vous devez axer votre projet sur quelques étapes. Cela vous aidera largement à déterminer vos besoins réels. La première démarche à franchir vise à déterminer le périmètre du projet. Dans ce cas, vous devez non seulement étudier les besoins et les objectifs de votre entreprise, mais déterminer également le budget à allouer. Essayez d’adapter le projet à la prestation de l’entité. Le volume des dossiers à signer marque un autre point essentiel à ne pas négliger.
Autres démarches à suivre pour mettre en place une signature électronique
La définition du rôle de chaque personne impliquée dans le process de signature est fondamentale. Il en va de même pour les applications à utiliser. Le plus souvent, les entreprises utilisent la
plateforme saas pour leur projet de signature électronique. Lorsque vous avez terminé de définir le périmètre du projet et vos objectifs, vous pouvez maintenant passer à l’établissement d’un cahier de charges.
Ce document sera ensuite envoyé à vos prestataires. Le cahier de charge doit être précis et cohérent afin d’assurer la réussite du projet. En effet, les fournisseurs de service ont besoin de comprendre vos besoins afin qu’ils puissent proposer les meilleures solutions pour vous. D'une manière générale, un cahier de charges bien établi décrit le projet en détail. Il contient également toutes les caractéristiques applicatives, techniques et fonctionnelles. Il renferme les modes de suivi et de l’accomplissement du projet.
En outre, votre cahier de charges devrait spécifier les éléments relatifs aux contrats et à l’administration. Enfin, le choix du prestataire est d’une importance capitale lors de la mise en place d’une signature électrique au sein d’une entreprise. Ce fournisseur de service vous assistera dans toutes les démarches nécessaires à la réalisation de votre projet.
Avant de mettre en place une signature électronique, l’entreprise doit vérifier si elle dispose de ressources suffisantes pour ce projet. Elle est tenue de bien étudier les parcours de signature de dossiers. Dans cette optique, il est primordial de déterminer la nature des données à signer.
