Signer des documents en ligne à l’aide de la signature électronique

À l’ère actuelle où le monde numérique ne cesse pas de progresser, certains individus et entités font recours à la signature électronique. Il s’agit de la version numérique de la signature manuscrite. Elle consiste à identifier le signataire d’un document électronique. La signature électronique peut se présenter sous forme d’un symbole, d’une image ou d’autres données numériques. Souvent, elle est confondue avec la signature numérique. Ces deux types de signatures peuvent être appliqués en ligne. Cependant, ces deux termes ont chacun sa signification.  

Pourquoi doit-on utiliser la signature électronique ?

Certaines personnes physiques et morales optent pour la signature électronique par le fait qu’elle permet de gagner du temps. Elle est également plus économique. Ainsi, au lieu de suivre un long processus, notamment, l’impression, la signature puis le scan du document, la signature électronique est beaucoup plus simple. Elle peut être effectuée en quelques minutes, il suffit pour l’émetteur de préciser le champ de signature dans le document avant de l’envoyer. Du côté du signataire, il peut signer facilement sur ce champ sans avoir à utiliser une imprimante, puis le renvoyer immédiatement. De plus, elle peut être réalisée à l’aide d’un appareil mobile, d’un smartphone, d’une tablette, ou d’un ordinateur. La signature électronique représente donc un réel avantage, surtout pour les professionnels. Elle s’effectue à l’aide de quelques outils et logiciels. Pourtant, une variété d’options et de méthodes sont possibles. Voir plus d’informations Sur ce site

Quels sont les outils nécessaires pour signer électroniquement ?

Le Webcam est le plus utilisé pour la création d’une signature électronique. Il est installé sur un smartphone, un Mac ou un ordinateur équipé d’un Windows 7 ou plus. Pour ce faire, on doit commencer par dessiner la signature sur une feuille de papiers blanche sans ligne et sans écriture. Il est fortement recommandé de la tracer avec une encre noire. On prend ensuite, une photo de la signature à l’aide de la caméra FaceTime de l’ordinateur ou de l’appareil photo du Smartphone. Puis, il est nécessaire de créer un compte DocuSign afin d’en avoir un ID. Après avoir accédé au DocuSign, on sélectionne le menu « Nouveau » puis on télécharge la photo de la signature prise. Il ne faut pas oublier de sélectionner le menu « Modifier » situé à côté de « Mon ID DocuSign ». On obtient enfin une signature électronique puis l’utiliser pour signer tous les documents en ligne avec DocuSign. Certains logiciels similaires à DocuSign existent également. Les utilisateurs de Mac utilisent souvent OS X Lion ou une version supérieure. Ce logiciel possède une fonctionnalité intégrée d’esquisse de signature pour créer une signature électronique à l’aide de la caméra FaceTime. Certains programmes et outils sont disponibles sur internet pour signer électroniquement des documents. Adobe Reader est le logiciel le plus courant pour ce faire. En plus de sa simplicité, il est facilement accessible. Si le fichier PDF envoyé contient déjà un champ de signature, il suffit de signer sur cet espace. Sinon, on sélectionne l’option « Signer » et on fait glisser ensuite la signature dans Adobe Reader. Ainsi, la signature électronique n’est pas faisable dans Word.

Quelles sont les étapes à suivre pour la signature des documents en ligne électroniquement ?

Les étapes pour l’émetteur et le signataire sont différentes. Afin d’émettre une signature électronique, les 3 étapes suivantes sont à respecter. Premièrement, charger les documents à signer : l’émetteur doit uploader les documents avant de paramétrer les signatures. Ensuite, l’émetteur définit le niveau et la langue de la signature. Deuxièmement, il doit fournir des informations sur les identités des signataires : entrer le prénom et le nom de chaque signataire, son adresse e-mail et son numéro de téléphone. Après avoir précisé le champ de signature, il peut enfin envoyer le document à signer en un clic. Du point de vue du signataire, le processus est plus simple que celui de l’émetteur. Après avoir eu accès à la page de signature, le signataire peut signer directement en ligne électroniquement.

La signature électronique est-elle conforme à la loi ?

Afin d’être légale et juridiquement contraignante, la signature électronique doit respecter certaines conditions. Dans les pays européens, elle est encadrée dans la loi liée aux signatures électroniques eIDAS au sein de l’Union européenne. Ainsi, la pratique de la signature électronique dans toutes les transactions et les activités professionnelles exige l’assurance de sa valeur juridique. Cette valeur est basée sur trois conditions, notamment, la vérification de l’identité de l’émetteur, l’obtention d’une autorisation et la possession d’un certificat ad hoc. Les identités des acteurs (la personne qui signe et celle qui envoie le document numérique à signer) doivent être approuvées par l’autorité de certification des signatures électroniques. Ces identités doivent être vérifiables par un certificat électronique. De plus, cette signature doit être transférée à travers un outil de signature électronique autorisée. Enfin, la disposition d’un certificat ad hoc et l’accès à une plateforme sécurisée sont obligatoires.

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